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沟通技巧:没有记录等于没有发生


中国禽蛋门户网.中国 http://www.chinaegg.net     2009-11-17 22:30:39

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  “没有记录等于没有发生”。这句话基本上绝大部分的有企业管理经验的人都知道,但是,真正在意这句话对于企业管理的影响的人却并不多。

  笔者经常与一些成长型的企业打交道,深深感觉到在很多企业中存在执行力不强的原因就是信息沟通不顺畅,而导致信息沟通不顺畅的原因居然是由于没有养成书面语言沟通的习惯,所以我每次给别人出整改意见一定加上一句:“请养成书面沟通的习惯”

  相对口头的沟通,书面沟通有如下好处:

  1、有利于信息的充分、准确传播

  可能很多人都有亲身体会,在领导的洋洋洒洒的成千上万个词汇中领悟其准确的命令有多难;同事用很随意的一句话表达的很正式的内容会有多大程度引起你的关注。所以,一份比较正式的书面信息,对于你的上下级,你的同级同事来说,都是十分的关键的。

  2、有利于提升执行力

  很多企业现在都流行谈执行力的问题,笔者一向不反对,但是我发现一个现象,很多喜欢谈执行力的公司居然都存在信息沟通不顺畅,大家都不是很清楚要执行什么,谈何执行?所以笔者在赞同企业大肆学习余世维的光盘的同时,总是建议企业从一些细小的地方开始累积企业的执行能力。

  信息传播准确到位,使执行者充分了解与其工作相关的所有内容,肯定对于执行者执行的容易度提高,并且白纸黑字的可以防止“口说无凭”的事后抵赖,可以给信息接受者一种压力。

  当然,很多朋友可能会说:我们公司就一直是这样,老板喜欢电话、口头交代任务,公司开会一向都是议会制,向来就是主题缺失,部门之间往来很多时候都是电话往来,整个组织的执行力十分低下。怎么改变这些问题,有否好的方法,在这里,笔者可以与大家分享一点小技巧:

  1、将所有口头决定尽可能书面化

  几年前,笔者的老板也是喜欢用口头交谈以及电话沟通的人,笔者的做法是接到任务后能够要老板当场确认的,立即起草一个正式文件由老板确认,不能当场确认的,第一时间让老板确认,一来,可以正式得到老板确认内容,防止,你执行了以后口说无凭;二来,也给老板一个反思的时间,思考一下,防止瞬间决策产生错误。这样几年下来,从来没有出现与老板之间沟通不到位的现象。

  2、尽量少开没有主题的会议,不开没有结果的会议

  很多领导很喜欢给下属讲自己的感觉与观点,一有想法,就将下属叫过来灌输一通他的思想,然后自己又总是感觉下面的人执行力太差,但是将下面的人换了一茬也是这样,周而复始,恶性循环。

  那么,遇到这样的现象,领导者就必须好好思考是不是给了下属准确的信息,笔者曾经“逼着”一个老板改变他的习惯:不容许他开没有事先准备的会议,所有会议都必须有材料准备,并提前知会给与会人员(当然,紧急事情除外),会议上的决定一定要求下属部门形成完成的方案,上报后确认,这样通过一段时间以后,他就不再提没有人执行他的想法的事情了

  3、尽量不接受其他部门的非书面语言沟通

  几年前,笔者分管的企划部门承担很多其他部门需配合的事情,有电话的、有口头的、聊天室的信息,很多时候都容易产生遗漏、偏差,让深受困绕的该部门经理十分郁闷,后来我给她出了一个主意:只接受正式的部门事务联络函,其他信息视为无效信息,果然,一段时间后,问题迎刃而解。

  当然,部门事务联络函的设计与使用也是有考究的,笔者曾经处理过一个两个部门的纠纷,行政部门要求策划部门配合做一个喷绘设计,发了一个联络函给对方,对方也收下了,但是,过了很长时间没有要到他想要的东西,就投诉到我那里,我叫他将部门事务联络函的原件拿来,一看:行政部门提交的要求是某时间内提交总经理审批,策划部门按时提交了,但是总经理初审没有通过,于是就耽搁了,于是,我只好对双方各打50板:行政部门发出需求不明确,策划部门接受需求不明确的信息导致工作失误。

  4、做领导的人养成不随口承诺的习惯

  笔者曾经的下属可能都有一个习惯,笔者向来只承认书面签署的意见,对于口头答应的东西,笔者的观点是口说无凭,所以大家都养成习惯,一定要有正式的报告申请,得到正式的批复才执行,当然,为了提高决策效率,手机信息、邮件也可以作为批复凭证。

  通过方法,整个组织就可能形成好的工作习惯,起码在信息沟通这个领域,影响执行力的程度就大大降低。

  当然,笔者并不推崇本本主义,一味强调所有东西都要形而上学,对于一些思想观点的沟通,非正式场合的交谈,笔者认为还是组织沟通的很好补充,并不能排除。

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